Przekształcenie indywidualnej działalności w spółkę kapitałową

Indywidualny przedsiębiorca może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową, tj. spółkę z o.o., akcyjną czy prostą spółkę akcyjną. Procedura przekształcenia została uregulowana przepisami K.s.h. Zgodnie z nimi w procedurze tej niezbędny jest udział notariusza i biegłego rewidenta.

Etapy procedury przekształcenia

Wymogi przekształcenia zostały określone w art. 584⁵ K.s.h. (Dz. U. z 2024 r. poz. 18). W świetle tego przepisu można je podzielić na trzy etapy: przygotowawczy, z udziałem biegłego rewidenta i decydujący związany z uzyskaniem wpisu do KRS.

W pierwszym etapie konieczne jest sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy wraz z załącznikami, w tym m.in. wyceną składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego oraz sprawozdaniem finansowym sporządzonym dla celów przekształcenia na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Plan przekształcenia wymaga formy aktu notarialnego (art. 584⁶- art. 584⁷ K.s.h.).

Po przygotowaniu planu przekształcenia należy go poddać obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Biegłego wyznacza sąd rejestrowy właściwy ze względu na siedzibę przedsiębiorcy na zasadach wynikających z art. 584⁸ K.s.h. Przedsiębiorca musi w tym celu złożyć e-wniosek drogą elektroniczną do właściwego dla siebie sądu rejestrowego. Podlega on opłacie w kwocie 300 zł. Wraz z wnioskiem należy złożyć dokumenty podlegające badaniu. Wniosek ten trzeba przekazać do sądu rejestrowego przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl), zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "e-formularze KRS". W części "Wnioski" należy wybrać zakładkę "Inne wnioski", a w niej "Wniosek o wyznaczenie biegłego lub biegłego rewidenta". Aby przedsiębiorca mógł złożyć wniosek, musi założyć sobie konto w tym portalu.

Po wyznaczeniu biegłego przez sąd i otrzymaniu jego opinii w sprawie planu może nastąpić decydujący etap przekształcenia. W jego ramach przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu oraz podpisuje akt założycielski jednoosobowej spółki kapitałowej (umowę/statut spółki). Wymaganą (minimalną) treść wspomnianego oświadczenia wskazuje art. 584⁹ K.s.h. Dokumenty te muszą być sporządzone w formie aktu notarialnego. Przy okazji wizyty u notariusza można dokonać także powołania członków organów spółki. Gdy przedsiębiorca jest w związku małżeńskim, a przedsiębiorstwo jest objęte wspólnym majątkiem małżonków, notariusz sporządzający dokumenty związane z przekształceniem w świetle regulacji dotyczących zarządu majątkiem wspólnym małżonków może wymagać, aby drugi z małżonków wyraził zgodę na przekształcenie.

Akt założycielski a PCC

Akt założycielski spółki powinien odpowiadać wymogom stawianym przez przepisy K.s.h. dla tych dokumentów (art. 4 § 2, art. 157, art. 300⁵ i art. 304 K.s.h.).

Akt założycielski spółki z o.o. i akcyjnej zawarty w ramach omawianej procedury przekształcenia podlega PCC według stawki 0,5%. Podstawę opodatkowania stanowi wartość kapitału zakładowego (co najmniej 5.000 zł w spółce z o.o. i 100.000 zł w spółce akcyjnej), od której odejmuje się kwotę wynagrodzenia z VAT pobraną przez notariusza za sporządzenie aktu założycielskiego oraz koszty wpisu spółki do KRS (tu: 600 zł).

Co istotne, nawet w sytuacji gdy wartość bilansowa majątku przedsiębiorstwa jest znaczna, w ramach przekształcenia kapitał zakładowy może być ustalony na minimalnym poziomie. Przykładowo w konsekwencji wspólnik obejmie udziały spółki z o.o. o wartości nominalnej niższej od wartości bilansowej przekształcanego przedsiębiorstwa. Stosownie do art. 154 § 3 K.s.h., jeżeli udział jest obejmowany po cenie wyższej od wartości nominalnej, nadwyżkę przelewa się do kapitału zapasowego (tzw. agio). Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 5 maja 2022 r., nr 0111-KDIB2-3.4014.96.2022.1.MD, potwierdził, że nadwyżka wartości bilansowej przedsiębiorstwa ponad wartość kapitału zakładowego w spółce przekształconej, powstała w wyniku przekształcenia, która zostanie przekazana na kapitał zapasowy tej spółki, nie będzie podlegać opodatkowaniu PCC. Opodatkowaniu będzie podlegać jedynie wartość kapitału zakładowego wynikająca z umowy (aktu założycielskiego) spółki przekształconej.

Rozliczeniem PCC od aktu założycielskiego powinien zająć się notariusz. Jest on zobowiązany pobrać podatek i przekazać go do urzędu skarbowego.

PCC nie podlega natomiast akt założycielski prostej spółki akcyjnej. Wynika to z faktu, że zgodnie z regulacjami unijnymi prosta spółka akcyjna nie jest wymieniona wśród spółek kapitałowych, które są objęte PCC.

Wpis do KRS

Ostatnim wymogiem procedury przekształcenia jest uzyskanie wpisu spółki przekształconej do KRS. Wniosek o wpis do KRS przez Portal Rejestrów Sądowych muszą wnieść wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej.

Wniosek o wpis spółki przekształconej do KRS podlega opłacie w kwocie 600 zł (500 zł opłata sądowa i 100 zł za ogłoszenie w MSiG).

Dzień przekształcenia

Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS przedsiębiorca przekształcany stanie się spółką przekształconą. Będzie to dzień przekształcenia. Z tym dniem osoba fizyczna - przedsiębiorca przekształcany stanie się wspólnikiem (akcjonariuszem) spółki przekształconej. Wpis do KRS wieńczy zatem procedurę transformacji, choć po nim trzeba pamiętać jeszcze o kolejnych formalnościach (patrz ramka). Spółka będzie funkcjonować pod swoją firmą (dojdzie do zmiany nazwy - zob. art. 584³ K.s.h.). Spółka uzyska nowy NIP i REGON.

Spółka kapitałowa powstała w ramach procedury przekształcenia jest podatnikiem podatku dochodowego od osób prawnych od dnia wpisu spółki do KRS. Do chwili wpisu przekształcenia do KRS działalność jest prowadzona indywidualnie, a od momentu wpisu funkcjonuje spółka kapitałowa. W tym kontekście wypłata zysków wypracowanych przed przekształceniem przedsiębiorcy w spółkę jest różnie oceniana pod kątem podatkowym przez organy podatkowe i sądy administracyjne. Pisaliśmy o tym w GP nr 45 z 2023 r., na str. 17

Co ważne, osoby planujące transformację mają prawo wystąpić o wydanie indywidualnej interpretacji podatkowej.

Formalności po wpisie spółki kapitałowej do KRS

Po wpisie do KRS spółka będzie musiała złożyć w urzędzie skarbowym NIP-8. W razie przekształcenia w spółkę z o.o. wspólnik jednoosobowej spółki z o.o. dla celów ZUS jest traktowany jako osoba prowadząca pozarolniczą działalność. Powinien on dokonać zgłoszenia siebie do odpowiednich ubezpieczeń oraz jako płatnik składek.

Centralna Informacja KRS zgłosi do CEIDG informację o przekształceniu przedsiębiorcy w spółkę niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni roboczych od dnia dokonania wpisu do KRS jednoosobowej spółki kapitałowej powstałej wskutek przekształcenia przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną. Informacja ta zostanie ujawniona w CEIDG. Natomiast obowiązek złożenia wniosku o wykreślenie z CEIDG obciąża indywidualnego przedsiębiorcę.

Już po wpisie zarząd jest zobowiązany dodatkowo zamieścić w MSiG ogłoszenie o przekształceniu przedsiębiorcy (art. 584¹² K.s.h.).

Nowo powstała spółka musi wywiązać się z obowiązków wobec CRBR w terminie 14 dni od dnia jej wpisu do KRS. Do biegu tego terminu nie wlicza się w szczególności sobót i dni ustawowo wolnych od pracy.

O zmianie formy prowadzenia działalności należy zawiadomić m.in. kontrahentów, banki, sąd wieczystoksięgowy (o ile w skład przedsiębiorstwa wchodziła nieruchomość czy prawo wieczystego użytkowania).