Przekształcenie indywidualnej działalności w spółkę

Indywidualny przedsiębiorca może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę z o.o. bądź akcyjną. Procedura transformacji jest wymagająca. Jednak sprostanie jej wymogom ma swoje atuty. Przede wszystkim spółka przekształcona będzie, co do zasady, podmiotem tych samych praw i obowiązków co przedsiębiorca jednoosobowy.

Konieczny udział księgowej i notariusza

Procedurę przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę kapitałową regulują przepisy art. 584¹-584¹³ K.s.h.

Pierwszym z wymogów zmiany formy prowadzenia działalności jest sporządzenie w formie aktu notarialnego planu przekształcenia wraz z załącznikami (art. 584⁵ pkt 1 i art. 584⁶-584⁸ K.s.h.). Aby sprawnie udało się zrealizować ten punkt procedury, należy najpierw przygotować załączniki do planu przekształcenia (patrz art. 584⁷ § 2 K.s.h.).

Dla celów przekształcenia konieczne jest m.in. sporządzenie wyceny składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego oraz sprawozdania finansowego. Sprawozdanie to musi być sporządzone na określony dzień w miesiącu poprzedzającym przygotowanie planu przekształcenia przedsiębiorcy (art. 584⁷ § 1 K.s.h.). Co to oznacza w praktyce? Odstęp czasowy między dniem, na jaki zostanie sporządzone sprawozdanie, a dniem, w którym notariusz będzie sporządzał akt notarialny planu przekształcenia nie może przekraczać miesiąca. Przykładowo, jeżeli sprawozdanie finansowe zostanie sporządzone na dzień 30 kwietnia 2016 r., to plan przekształcenia może być sporządzony tylko do końca maja. Dlatego odpowiednio wcześniej należy ustalić z rejentem termin sporządzenia planu. Pamiętać trzeba, że musi on mieć czas na zbadanie dokumentów pod kątem zgodności z prawem.

Badanie planu

Mając plan przekształcenia, należy go poddać obowiązkowemu badaniu przez biegłego rewidenta wyznaczanego przez sąd rejestrowy (zob. art. 584⁸ K.s.h.). Przedsiębiorca musi więc złożyć do sądu rejestrowego właściwego ze względu na swoją siedzibę wniosek o wyznaczenie biegłego w celu zbadania planu przekształcenia.

Wniosek ten podlega opłacie w kwocie 300 zł. Wraz z wnioskiem należy złożyć dokumenty podlegające badaniu. Po złożeniu wniosku sąd wyznacza biegłego rewidenta zakreślając mu termin do sporządzenia opinii nie dłuższy niż dwa miesiące od dnia wyznaczenia. Biegły swą opinię wraz z planem przekształcenia składa następnie zarówno sądowi, jak i przedsiębiorcy. Wówczas sąd określa wynagrodzenie biegłego. Za jego pracę płaci osoba dokonująca transformacji.

Przedsiębiorca, aby sprawnie przebrnąć przez ten etap procedury, może uzgodnić z wybranym przez siebie biegłym krótki termin sporządzenia opinii, ewentualnie także wysokość wynagrodzenia. W takim przypadku do wniosku o wyznaczenie biegłego należy dołączyć pisemną prośbę o wyznaczenie przez sąd wskazanego przez wnioskodawcę biegłego. Warto także, aby ze składanych do sądu dokumentów wynikało, że dany biegły zgodził się na przeprowadzenie badania. W tym celu może złożyć np. własnoręcznie podpisane oświadczenie. Sąd nie jest związany taką prośbą. Zazwyczaj jednak sądy akceptują takie rozwiązanie. W takim przypadku warto także dokonać wpłaty zaliczki na poczet wynagrodzenia biegłego i do wniosku dołączyć dowód wpłaty.

Decydująca faza przekształcenia

Po otrzymaniu opinii biegłego w sprawie planu może nastąpić decydujący etap przekształcenia. W jego ramach przedsiębiorca składa oświadczenie o przekształceniu oraz podpisuje akt założycielski jednoosobowej spółki z o.o. albo akcyjnej. Dokumenty te muszą być sporządzone w formie aktu notarialnego. Konieczne jest także powołanie członków organów spółki, tj. w szczególności zarządu. W praktyce czynności te mają miejsce najczęściej jednego dnia przy udziale rejenta (art. 584⁵ pkt 2-4 K.s.h.).

W razie gdy przedsiębiorca przekształcany jest w związku małżeńskim, w którym obowiązuje wspólność majątkowa (wspólność ustawowa), a przedsiębiorstwo objęte jest wspólnym majątkiem małżonków, wówczas notariusz może wymagać, aby drugi z małżonków wyraził zgodę na przekształcenie. Konieczna jest tu forma aktu notarialnego.

Akt założycielski spółki zawarty w ramach omawianej procedury przekształcenia podlega PCC według stawki 0,5%. Podstawę opodatkowania stanowi wartość kapitału zakładowego, od której odejmuje się kwotę wynagrodzenia z VAT pobraną przez notariusza za sporządzenie aktu założycielskiego oraz koszty wpisu spółki do KRS. Rejent sporządzający akt założycielski zobowiązany jest pobrać podatek i rozliczyć spółkę z PCC.

Wpis do KRS

Ostatnim wymogiem procedury przekształcenia jest uzyskanie wpisu spółki przekształconej do KRS. Wniosek ten muszą wnieść wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej. Koszt uzyskania wpisu w rejestrze wynosi 600 zł. Poza tym zarząd zobowiązany jest odrębnie ogłosić także o przekształceniu przedsiębiorcy w Monitorze Sądowym i Gospodarczym (art. 584¹² K.s.h.).

Warunkiem procedury jest także wykreślenie przedsiębiorcy przekształcanego z CEIDG. Jednak w tej kwestii Centralna Informacja KRS ma obowiązek zgłosić do CEIDG informację o przekształceniu przedsiębiorcy i powinna być ona z urzędu wpisana do tej ewidencji.

Najważniejsze skutki przekształcenia:

»	z chwilą wpisu do KRS przedsiębiorca przekształcany stanie się spółką przekształconą, a osoba fizyczna dokonująca transformacji stanie się wspólnikiem/akcjonariuszem spółki przekształconej,
»	spółce przekształconej przysługiwać będą wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego (zob. też art. 584² § 2 K.s.h.),
»	spółka przekształcona wstąpi w przewidziane w przepisach prawa podatkowego prawa przekształcanego przedsiębiorcy związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, z wyjątkiem tych praw, które nie mogą być kontynuowane na podstawie przepisów regulujących opodatkowanie spółek kapitałowych (art. 93a § 4 Ordynacji podatkowej - Dz. U. z 2015 r. poz. 613 ze zm., zob. też jej art. 93d-93e).