Gdy spółka z o.o. chce zmienić sposób reprezentacji

Zarząd reprezentuje spółkę z o.o. i prowadzi jej sprawy. W przypadku stosunków zewnętrznych spółki, np. z kontrahentami, urzędami czy sądami istotne są kwestie związane ze sposobem reprezentacji spółki. Może on ulegać zmianom. Wymaga to jednak wprowadzenia zmian do umowy spółki i uzyskania wpisu do KRS.

Kodeksowe zasady

Zarząd składa się z jednego albo większej liczby członków. Prawo członka zarządu do prowadzenia spraw spółki i jej reprezentowania dotyczy wszystkich czynności sądowych i pozasądowych spółki (art. 201 § 2 i art. 204 § 1 K.s.h.).

W przypadku organu jednoosobowego osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki. Natomiast jeżeli zarząd jest wieloosobowy, sposób reprezentowania określa umowa spółki. Jeśli nie zawiera ona żadnych postanowień w tym przedmiocie, do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest współdziałanie dwóch członków zarządu albo jednego członka zarządu łącznie z prokurentem (art. 205 § 1 K.s.h.).

Różne możliwości

Umowa spółki może przewidywać np., że niektórym członkom zarządu przysługuje prawo samoistnego reprezentowania spółki, innym zaś tylko prawo łącznego jej reprezentowania (z innym członkiem zarządu bądź prokurentem).

Spotykane w praktyce jest także rozwiązanie, w którym umowa spółki przy sprawach mniejszej wagi dopuszcza reprezentację jednoosobową, a przy sprawach o większym znaczeniu (np. w zakresie praw i obowiązków majątkowych powyżej określonej kwoty) wymaga reprezentacji łącznej (por. uchwała SN z dnia 24 października 1996 r., sygn. akt III CZP 112/96). Warto jednak mieć na uwadze, że formułując sposób reprezentacji w ten sposób zadbać należy, aby był on precyzyjny. SN w postanowieniach z dnia 26 listopada 2010 r., sygn. akt IV CZ 115/10, i z dnia 17 lutego 2011 r., sygn. akt IV CZ 120/10, podkreślił, że jeżeli strony chcą uchylić ustawowy wymóg reprezentacji łącznej, muszą w umowie wyraźnie wskazać, przy jakich czynnościach, nie wyłączając czynności sądowych, spółkę może reprezentować tylko jeden członek zarządu.

Uwaga na liczebność zarządu

Określenie reprezentacji łącznej w spółkach, w których umowa spółki wskazuje liczebność zarządu widełkowo (np. od 1 do 3 członków), powinno uwzględnić dwie odrębne sytuacje, tj. gdy zarząd będzie jednoosobowy bądź liczniejszy. Łączny sposób reprezentacji spółki z o.o. dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd liczy co najmniej dwóch członków (postanowienie SN z dnia 24 lipca 2013 r., sygn. akt III CNP 1/13).

W umowie spółki można zawrzeć np. postanowienie: "W przypadku zarządu jednoosobowego oświadczenia w imieniu spółki składa członek zarządu. W przypadku zarządu składającego się z dwóch lub większej liczby osób do składania oświadczeń w imieniu spółki wymagane jest działanie (w tym miejscu opis reprezentacji łącznej, jaka ma obowiązywać w spółce).

Nie ma natomiast żadnych przeszkód, aby niezależnie od składu zarządu obowiązywała w spółce zasada samodzielnej reprezentacji przez każdego z członków zarządu.

Wymogi proceduralne

Zmiana umowy spółki z o.o. (w tym także zawartej w trybie S24) wymaga uchwały wspólników zaprotokołowanej przez notariusza i wpisu do rejestru (art. 255 K.s.h.). Uchwała wprowadzająca zmiany do umowy spółki musi być podjęta na zgromadzeniu wspólników. Może być ono zwołane formalnie bądź nieformalnie, tj. na zasadach określonych odpowiednio w art. 238 bądź w art. 240 K.s.h. Uchwała wspólników dotycząca zmiany umowy spółki w kwestii sposobu reprezentacji zapada większością 2/3 głosów, o ile umowa spółki nie ustanawia surowszych warunków jej powzięcia (art. 246 § 1 K.s.h.).

Za zaprotokołowanie takiej uchwały maksymalna stawka taksy notarialnej wynosi 750 zł (plus VAT i koszty sporządzenia wypisów). Ewentualnie doliczone mogą być dodatkowe koszty, gdy notariusz ma być obecny na zgromadzeniu poza kancelarią notarialną (w porze dziennej, w dzień roboczy 50 zł za każdą godzinę niezbędną do dokonania tej czynności od opuszczenia kancelarii do powrotu plus VAT).

Wypis protokołu ze zgromadzenia wspólników obradującego w sprawie zmiany umowy spółki zarząd zobowiązany jest wnieść do księgi protokołów (art. 248 § 1 K.s.h.).

Rejestracja w KRS

Zarząd zobowiązany jest także zgłosić zmianę umowy spółki do sądu rejestrowego. Podstawę wniosku stanowi formularz KRS-Z3. Konieczne jest dołączenie do niego załącznika KRS-ZK.

Do druków należy dołączyć:

wypis z aktu notarialnego obejmujący protokół ze zgromadzenia wspólników,
tekst jednolity umowy spółki,
dowód wpłaty (250 zł tytułem opłaty sądowej oraz 100 zł za ogłoszenie w MSiG).

Ponadto po zarejestrowaniu zmiany umowy spółki zarząd powinien, w terminie dwóch tygodni, złożyć we właściwym urzędzie skarbowym poświadczoną przez siebie kserokopię wypisu z aktu notarialnego (art. 256 § 3 i art. 171 K.s.h.). Obowiązek ten ma być zniesiony z dniem 1 grudnia br. Stanie się tak, o ile po zakończeniu prac legislacyjnych nad ustawą z dnia 26 czerwca 2014 r. o zmianie ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym oraz o zmianie niektórych innych ustaw, nie ulegnie zmianie przepis dotyczący uchylenia art. 171 K.s.h.

Nowy sposób reprezentacji spółki z o.o. obowiązuje dopiero od chwili rejestracji zmiany umowy spółki w tym zakresie w KRS.

Poczekać do wpisu w KRS

Spółka powinna pamiętać, aby z wdrożeniem nowego sposobu reprezentacji poczekać do uzyskania wpisu w KRS. Informacja o dokonaniu wpisu zostanie przekazana spółce poprzez dostarczenie postanowienia sądu w tej sprawie. Odbywa się to listownie, a zatem z różnicą czasową między dokonaniem wpisu a odebraniem przesyłki z sądu. Z kolei na bieżąco aktualne dane spółki można sprawdzić w internecie korzystając z wyszukiwarki podmiotów w KRS (https://ems.ms.gov.pl/).

Jeśli zmiany w zakresie reprezentacji będą uwidocznione w wydruku (odpowiadającemu odpisowi aktualnemu z KRS), będzie to jednoznaczne z tym, że spółka może już stosować nowy sposób reprezentacji.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030)