Gazeta Podatkowa nr 32 (2115) z dnia 18.04.2024

Tradycyjna procedura zmiany umowy spółki z o.o.

Umowa spółki z o.o. może być zmieniona w trybie tradycyjnym albo w trybie S24. Z pierwszej możliwości może skorzystać każda spółka z o.o. Konieczne jest wówczas, aby uchwała wspólników w tej sprawie została zaprotokołowana przez notariusza. Aby zmiana doszła do skutku, niezbędne jest wpisanie zmian do KRS.

Wprowadzenie modyfikacji do umowy spółki z o.o. wymaga przede wszystkim podjęcia uchwały wspólników. W procedurze tradycyjnej uchwała ta musi być umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (art. 255 § 3 K.s.h. - Dz. U. z 2024 r. poz. 18). Z tego trybu wprowadzania zmian może korzystać każda spółka, niezależnie od tego, czy została założona w trybie tradycyjnym czy S24. Do zmiany umowy spółki z o.o. może dojść także w trybie S24 (zob. art. 240¹, art. 255 § 4 i art. 158 § 1² K.s.h.). Przy tym ewentualność ta dotyczy tylko spółek założonych w trybie S24, których umowa spółki nie była do tej pory zmieniona w procedurze tradycyjnej. Zmiana umowy spółki w trybie S24 jest możliwa wyłącznie w zakresie postanowień zmiennych. Natomiast w trybie tradycyjnym do umowy spółki można wprowadzić każdą zmianę, oczywiście o ile jej treść lub cel nie sprzeciwia się właściwości (naturze) stosunku spółki, ustawie czy zasadom współżycia społecznego (patrz ramka).

Wymogi co do zgromadzenia

Uchwała wspólników w sprawie zmiany umowy spółki może być powzięta na zgromadzeniu wspólników (zwyczajnym/nadzwyczajny) zwołanym formalnie zgodnie z art. 238 K.s.h. bądź nieformalnie, tj. w sposób określony w art. 240 K.s.h. Termin zgromadzenia należy ustalić z notariuszem, aby mógł zaprotokołować uchwałę w sprawie zmiany umowy spółki. W myśl art. 240 K.s.h. uchwały można powziąć, jeżeli cały kapitał zakładowy jest reprezentowany, tj. uczestniczą w nim wszyscy wspólnicy osobiście (fizycznie bądź zdalnie zgodnie z art. 234¹ K.s.h.) albo przez pełnomocnika, a nikt z obecnych nie zgłosił sprzeciwu dotyczącego odbycia zgromadzenia lub wniesienia poszczególnych spraw do porządku obrad.

Gdy natomiast zgromadzenie jest zwoływane według ogólnych zasad, konieczne jest przekazanie wspólnikom zaproszeń zgodnie z wymogami wynikającymi z art. 238 K.s.h. W przypadku zamierzonej zmiany umowy spółki w zaproszeniu należy wskazać istotne elementy treści proponowanych zmian (zob. też art. 239 K.s.h.). W takich okolicznościach obowiązuje zasada, że stawiennictwo choćby jednego wspólnika na zgromadzeniu jest wystarczające do rozpatrzenia porządku obrad i podejmowania uchwał (art. 241 K.s.h.). Należy jednak pamiętać, że umowa spółki może ustanawiać w tej kwestii surowsze wymagania, tj. przewidywać tzw. wymóg kworum. Może np. wymagać, aby na zgromadzeniu była reprezentowana większość 2/3 kapitału zakładowego.

Niekiedy potrzebna jednomyślność

Według kodeksowej zasady uchwała w sprawie modyfikacji umowy spółki wymaga większości 2/3 głosów. Jednak w razie uchwały dotyczącej istotnej zmiany przedmiotu działalności spółki potrzebna jest większość 3/4 głosów. Progi te obowiązują w spółce, o ile umowa spółki nie ustanawia surowszych warunków powzięcia tych uchwał (art. 246 § 1 K.s.h.).

Poza tym trzeba uwzględnić wymogi ustanowione w art. 246 § 3 K.s.h. Zgodnie z nim uchwała dotycząca zmiany umowy spółki, zwiększająca świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy. Jako przykłady uchwały zmieniającej umowę spółki, przy podejmowaniu której należy przestrzegać przytoczonej regulacji, można wskazać uchwałę w sprawie:

• wyłączenia indywidualnej kontroli wspólników, o której mowa w art. 212 K.s.h.,
• wprowadzenia do umowy spółki postanowienia stanowiącego podstawę do nakładania dopłat, a także zmiany terminu zwrotu dopłat na późniejszy niż wynika to z umowy spółki czy zwiększenia maksymalnego limitu dopłat.

Kodeks nie precyzuje, w jaki sposób zgoda ta ma być wyrażona. Do jej uzewnętrznienia może dojść w szczególności podczas głosowania, gdy udziałowiec odda głos "za" uchwałą, dodatkowo może złożyć swoje oświadczenie w kwestii wyrażania zgody na uchwałę. W doktrynie wyraża się stanowisko, że jeżeli nie wszyscy wspólnicy, których zmiana dotyczy, byli obecni na zgromadzeniu wspólników, to zarząd powinien uzyskać, a następnie dołączyć do wniosku o wpis zmian do KRS oświadczenia nieobecnych na zgromadzeniu wspólników o wyrażeniu przez nich zgody na stosowną zmianę umowy spółki.

Co istotne, bez wymaganej zgody udziałowca(-ów) uchwała w sprawie zmiany umowy spółki nie wywoła skutków prawnych.

Szczególne okoliczności

Przy podwyższaniu bądź obniżaniu kapitału zakładowego w procedurze zmiany umowy spółki występują dodatkowe wymogi (por. art. 262 § 2 pkt 2 i pkt 3 K.s.h. czy art. 264 K.s.h.). Natomiast zmiana umowy spółki nie stanowi obowiązkowego elementu procedury obniżenia kapitału zakładowego związanego z tzw. automatycznym umorzeniem udziałów (art. 255 § 2 K.s.h.) oraz procedury podwyższenia kapitału zakładowego na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki (art. 257 § 1 K.s.h.).

Zgłoszenie zmian w określonym terminie

Samo zaprotokołowanie uchwały przez notariusza nie oznacza jeszcze, że umowa spółki została skutecznie zmieniona. Art. 255 § 1 K.s.h. poza uchwałą wspólników wymaga jeszcze wpisu do KRS. Wpis ten ma charakter konstytutywny (inaczej prawotwórczy). Oznacza to, że wprowadzając np. do umowy spółki nowy sposób reprezentacji spółki, będzie on mieć zastosowanie dopiero od chwili wpisu zmiany do KRS.

Co ważne, w świetle art. 169 K.s.h. w zw. z art. 256 K.s.h., jeżeli zmiana umowy spółki nie zostanie zgłoszona do sądu rejestrowego w terminie 6 miesięcy (7 dni w trybie S24) od dnia wprowadzenia zmian albo jeśli postanowienie sądu odmawiające zarejestrowania stało się prawomocne, wówczas uchwała wspólników traci moc (por. uchwałę SN z dnia 29 kwietnia 2022 r., sygn. akt III CZP 75/22).

E-wniosek, NIP-8, CRBR

W celu uzyskania wpisu do KRS w trybie tradycyjnym zarząd musi złożyć e-wniosek przez Portal Rejestrów Sądowych (prs.ms.gov.pl, zakładka "Krajowy Rejestr Sądowy", a następnie "e-formularze KRS"). Koszt rejestracji zmiany umowy spółki z o.o. w trybie tradycyjnym to łącznie 350 zł.

Jednym z załączników do wniosku o wpis zmiany umowy spółki do KRS jest jednolity tekst umowy spółki uwzględniający wprowadzone zmiany. Nie wymaga on zachowania szczególnej formy. Można go przygotować bez udziału notariusza jako plik (np. pdf), a następnie opatrzyć e-podpisami członków zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji spółki. Taki plik może stanowić załącznik do wniosku o wpis do KRS. Przekazywanie tekstu jednolitego nie jest konieczne jedynie, gdy zmiana umowy polega na uchwaleniu nowego tekstu umowy.

W razie zmiany danych uzupełniających spółki (tj. takich, które nie podlegają ujawnieniu w KRS, np. nowej nazwy skróconej spółki) należy pamiętać o przekazaniu NIP-8 do urzędu skarbowego. Jeśli umowa spółki skutkuje zmianą danych zgłoszonych do CRBR, należy pamiętać o zgłoszeniu aktualizacyjnym.