Pełnomocnik spółki z o.o. do umów z członkiem zarządu

Członek zarządu spółki z o.o. może zawierać umowy ze swoją spółką. Dla ich ważności konieczne jest jednak zachowanie szczególnych zasad reprezentacji. Spółkę w takich sytuacjach może reprezentować m.in. pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników. O tym, jakie warunki musi ona spełniać, wypowiedział się ostatnio Sąd Najwyższy.

Co w przepisach?

Kodeks spółek handlowych przewiduje, że w umowie między spółką a członkiem zarządu oraz w sporze z nim spółkę reprezentuje rada nadzorcza lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników (art. 210 § 1 K.s.h.). Rada nadzorcza w większości spółek z o.o. nie jest jednak organem obowiązkowym (art. 213 § 2 K.s.h.). Dlatego też podkreślić należy, że w spółkach bez rady nadzorczej w umowie z członkiem zarządu spółkę może reprezentować jedynie jej pełnomocnik powołany przez wspólników.

Zasady powyższe nie mają zastosowania do spółki jednoosobowej, w której jedyny wspólnik jest zarazem jedynym członkiem zarządu. Każda czynność prawna między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką wymaga bowiem formy aktu notarialnego. Zaś o każdorazowym dokonaniu takiej czynności prawnej notariusz zawiadamia sąd rejestrowy, przesyłając wypis aktu notarialnego (art. 210 § 2 K.s.h.).

Uchwała zgromadzenia wspólników

Do pełnomocnictwa udzielonego na podstawie art. 210 § 1 K.s.h. nie mają zastosowania przepisy Kodeksu cywilnego o pełnomocnictwie. Takie stanowisko zajął Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 15 czerwca 2012 r., sygn. akt II CSK 217/11. Orzeczenie to dotyczyło zagadnienia czy uchwała o powołaniu pełnomocnika w zakresie sprzedaży nieruchomości stanowiącej majątek spółki podjęta w zwykłej formie pisemnej jest wystarczającą podstawą do działania takiego pełnomocnika. Teza wyroku SN stanowi pozytywną odpowiedź na to pytanie.

Sąd Najwyższy uznał, że pełnomocnik spółki do reprezentowania jej w umowie/sporze z członkiem zarządu może być powołany jedynie uchwałą zgromadzenia wspólników. Uchwała taka:

może być podjęta jedynie podczas zgromadzenia wspólników (zwołanego formalnie zgodnie z art. 238 K.s.h. bądź na zgromadzeniu bez jego formalnego zwołania, tj. w trybie art. 240 K.s.h.), nie ma natomiast możliwości jej powzięcia w trybie pisemnego głosowania bez odbycia zgromadzenia wspólników (art. 227 § 2 K.s.h.),
musi zapaść w głosowaniu tajnym, gdyż mamy tu do czynienia ze sprawą osobową (art. 247 § 2 K.s.h.),
uchwała musi być wpisana do księgi protokołów i być popisana przez obecnych lub co najmniej przez przewodniczącego i osobę sporządzającą protokół ze zgromadzenia wspólników (art. 248 K.s.h.).

Bez notariusza

Uchwała w sprawie powołania pełnomocnika do umów/sporów z członkiem zarządu nie musi być zaprotokołowana przez notariusza. I to nawet, gdy dotyczy pełnomocnictwa do czynności wymagającej zachowania szczególnej formy np. aktu notarialnego. SN podkreślił, że w przypadku udzielenia pełnomocnictwa na podstawie art. 210 § 1 K.s.h. wymagana jest zwykła forma pisemna. Nie ma natomiast podstaw do stawiania warunku, aby zachowana została forma szczególna. Przepisy K.s.h. przewidują konieczność notarialnego protokołowania uchwał tylko w kilku przypadkach (np. art. 256 § 1 i art. 270 pkt 2). Innymi słowy brak takiego wymagania w przepisach, na podstawie których uchwała zgromadzenia wspólników o powołaniu pełnomocnika może być podjęta, oznacza, że wystarczająca jest forma pisemna uchwały.

Należy też dodać, że omawiana uchwała nie wymaga jednomyślności. Do jej podjęcia wystarczy bezwzględna większość głosów, o ile umowa spółki nie stanowi inaczej (art. 245 K.s.h.).

Właściwe umocowanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowie/sporze z członkiem zarządu wymaga zachowania wszystkich opisanych wcześniej formalności.

Umocowanie pełnomocnika

Pełnomocnik spółki powinien działać wyłącznie w zakresie umocowania. Określają go w uchwale wspólnicy. W przypadku umów trzeba wskazać rodzaj umowy i warunki, na jakich ma ją podpisać pełnomocnik. W uchwale można też zawrzeć postanowienie o umocowaniu do zawarcia umowy zgodnie z załącznikiem do uchwały, który zawiera projektowaną treść umowy. Pełnomocnictwo może obejmować także uprawnienia do zmiany danej umowy czy jej rozwiązania.

Warto też dodać, że Sąd Najwyższy nie zakwestionował możliwości udzielenia ogólnego pełnomocnictwa na podstawie art. 210 § 1 K.s.h., tj. do wszelkich umów/sporów z członkami zarządu, w tym do złożenia rezygnacji (por. wyrok SN z dnia 3 listopada 2010 r., sygn. akt V CSK 129/10). Udzielenie takiego ogólnego pełnomocnictwa może jednak w konkretnych sytuacjach prowadzić do pozbawienia zgromadzenia wspólników prawa do decydowania o tym, kto ma spółkę reprezentować. Gdyby wspólnicy nie akceptowali uprzednio ustanowionego pełnomocnika, konieczne byłoby jego odwołanie i następnie powołanie nowej osoby.

SN o pełnomocniku spółki od umów/sporów z członkiem zarządu:

"Członek zarządu spółki z o.o. może być umocowany przez zgromadzenie wspólników do zawarcia umowy o pracę z innym członkiem zarządu (art. 210 § 1 K.s.h.)".

Postanowienie SN z dnia 7 kwietnia 2010 r., sygn. akt II UZP 5/10

"W literaturze trafnie podniesiono, że art. 210 K.s.h. dotyczy również oświadczeń woli składanych przez strony w ramach innych stosunków obligacyjnych, niż umowa zawarta pomiędzy członkiem zarządu a spółką. Tak też przyjął Sąd Najwyższy w (...) postanowieniu z dnia 19 sierpnia 2004 r., V CK 600/03, gdyż zastosował ten przepis do złożonego przez członka zarządu oświadczenia woli o rezygnacji z tej funkcji. Pogląd ten, wobec odesłania zawartego w art. 280 k.s.h., trzeba uznać za odnoszący się także do stosunku pomiędzy likwidatorem, a spółką w likwidacji".

Wyrok SN z dnia 27 stycznia 2010 r., sygn. akt II CSK 301/09

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. nr 94, poz. 1037 ze zm.)