Biuletyn Informacyjny dla Służb Ekonomiczno - Finansowych nr 8 (763) z dnia 10.03.2012

Przekształcenie spółki cywilnej w spółkę kapitałową - uregulowania prawne wynikające z K.s.h.

Spółka cywilna może być przekształcona w spółkę z o.o. zgodnie z przepisami art. 551 Kodeksu spółek handlowych (Dz. U. z 2000 r. nr 94, poz. 1037 ze zm.; dalej K.s.h.) i następnych.

Po przekształceniu spółce z o.o. przysługiwać będą wszystkie prawa i obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników spółki cywilnej (art. 551 § 3 i art. 26 § 5 K.s.h.).

Za przekształceniem spółki cywilnej muszą opowiedzieć się wszyscy jej wspólnicy (art. 571 K.s.h.). Samo podjęcie uchwały o przekształceniu nie oznacza, że wspólnik musi pozostać w nowo powstałej spółce (por. art. 564 i 565 K.s.h.).

W przypadku gdy wszyscy wspólnicy prowadzili sprawy spółki (co jest regułą), można zastosować tzw. tryb uproszczony przekształcenia. W takim przypadku nie stosuje się przepisów art. 557-561 K.s.h. Nie dotyczy to jednak obowiązku przygotowania dokumentów, o których mowa w art. 558 § 2 K.s.h., oraz poddania wyceny aktywów i pasywów spółki badaniu biegłego rewidenta.

Do przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. wymaga się:

• sporządzenia planu przekształcenia spółki wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta (zob. art. 557 i 558 K.s.h., odnośnie uproszczonej procedury - art. 572 K.s.h.),

• powzięcia uchwały o przekształceniu spółki, musi być ona umieszczona w protokole sporządzonym przez notariusza (elementy tej uchwały wskazuje art. 563 K.s.h.),

• powołania członków organów spółki przekształconej (w omawianej sytuacji spółki z o.o.),

• zawarcia umowy spółki przekształconej,

• dokonania w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia spółki przekształcanej. Wykreślenie to jest dokonywane z urzędu przez sąd rejestrowy. Jednakże w przypadku transformacji spółki cywilnej nie będziemy mieli do czynienia z jej wykreśleniem, bowiem spółka cywilna nie podlega rejestracji w KRS.

Spółka przekształcana (spółka cywilna) stanie się spółką przekształconą, w omawianym przypadku spółką z o.o., z chwilą wpisu tej ostatniej do rejestru przedsiębiorców. Jest to tzw. dzień przekształcenia (art. 552 K.s.h.).

Ustawa o rachunkowości przewiduje, że księgi rachunkowe otwiera się m.in. na dzień zmiany formy prawnej w ciągu 15 dni od dnia zaistnienia tego zdarzenia. Z kolei zamknięcie ksiąg rachunkowych powinno mieć miejsce na dzień poprzedzający zmianę formy prawnej - nie później niż w ciągu 3 miesięcy od dnia zaistnienia tego zdarzenia.

W przypadku przekształcenia można jednak nie zamykać i nie otwierać ksiąg rachunkowych, jeżeli mamy do czynienia z przekształceniem spółki osobowej oraz spółki cywilnej w inną spółkę osobową, a także spółki kapitałowej w inną spółkę kapitałową. Żadna z tych konfiguracji nie dotyczy zmiany formy prawnej ze spółki cywilnej w spółkę z o.o., tj. spółkę kapitałową. Tym samym kwestia określenia dnia bilansowego ma istotne znaczenie. Dniem tym jest dzień zmiany formy prawnej, tj. dzień przekształcenia w rozumieniu art. 552 K.s.h. Chodzi tu zatem o dzień wpisu spółki przekształconej do KRS. Wpisu tego dokonuje sąd rejestrowy na stosowny wniosek spółki.

Wniosek o wpis sąd rejestrowy rozpoznaje nie później niż w terminie 7 dni od daty jego wpływu do sądu. Jeżeli rozpoznanie wniosku wymaga wezwania do usunięcia przeszkody do dokonania wpisu, wniosek powinien być rozpoznany w terminie 7 dni od usunięcia przeszkody przez wnioskodawcę, co nie uchybia terminom określonym w przepisach szczególnych. Gdy natomiast rozpoznanie wniosku wymaga wysłuchania uczestników postępowania albo przeprowadzenia rozprawy, wniosek należy rozpoznać nie później niż w terminie miesiąca. Wynika tak z art. 20a ust. 1 i 3 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (Dz. U. z 2007 r. nr 168, poz. 1186 ze zm.). Zatem dopiero gdy spółka będzie znała dzień wpisu spółki z o.o., będzie można stwierdzić, który dzień jest dniem przekształcenia. Jednakże składając wniosek o wpis spółki z o.o., można do niego dołączyć pismo z prośbą, aby sąd wpisał przekształcenie do rejestru w dniu, który spółka wcześniej przyjęła jako bilansowy dzień przekształcenia. Z reguły sądy, o ile jest to możliwe, przychylają się do takich wniosków.

Powzięcie uchwały, wybór decydentów spółki i zawarcie jej umowy może mieć miejsce jednego dnia. Następnie może nastąpić złożenie wniosku o wpis przekształcenia do rejestru przez wszystkich członków zarządu spółki przekształconej (art. 569 K.s.h.).

Wniosek należy przygotować na urzędowych formularzach: KRS-W3 (Wniosek o rejestrację podmiotu w rejestrze przedsiębiorców - spółka z ograniczoną odpowiedzialnością), KRS-WH (dotyczy sposobu powstania podmiotu), KRS-WE (dotyczy wspólników spółki z o.o. podlegających wpisowi), KRS-WK (dotyczy organów podmiotu), KRS-WM (dotyczy przedmiotu działalności). W zależności od okoliczności konkretnego przypadku może pojawić się potrzeba dołączenia dodatkowych formularzy, np. KRS-WA (dotyczy oddziałów).

Do wniosku należy dołączyć także niezbędne dokumenty. Chodzi tu o te dotyczące przekształcenia, o których mowa w art. 557 i 558 K.s.h. (ewentualnie z uwzględnieniem art. 572 K.s.h.), a także:

• uchwałę w sprawie przekształcenia,

• umowę spółki z o.o.,

• ewentualnie pismo z prośbą do sądu o wpisanie przekształcenia do rejestru w dniu, który spółka przyjęła jako bilansowy dzień przekształcenia,

• oświadczenia wszystkich członków zarządu, że wkłady na pokrycie kapitału zakładowego zostały przez wszystkich wspólników w całości wniesione,

• jeżeli o powołaniu członków organów spółki nie stanowi akt notarialny zawierający umowę spółki, dowód ich ustanowienia, z wyszczególnieniem składu osobowego,

• podpisaną przez wszystkich członków zarządu listę wspólników z podaniem nazwiska i imienia lub firmy (nazwy) oraz liczby i wartości nominalnej udziałów każdego z nich,

•  złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu,

• na osobnej kartce adresy członków zarządu oraz

• dowód wpłaty (opłaty sądowej 500 zł oraz za ogłoszenie wpisu w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym" - 500 zł),

• wnioski, zgłoszenia i dokumenty wymagane w ramach procedury jednego okienka, tj. wniosek o zmianę wpisu do rejestru REGON, zgłoszenie aktualizacyjne do urzędu skarbowego (związane z przejściem NIP na następcę prawnego - zob. część A pkt 4, kwadrat nr 3 druku NIP-2) oraz zmianę zgłoszenia płatnika składek do ZUS (ewentualnie zgłoszenie płatnika składek do ZUS, gdy spółka cywilna nie była zgłoszona jako płatnik).

Jeżeli wniosek o wpis przekształcenia w KRS będzie składany do sądu drogą elektroniczną, wówczas ww. zgłoszenia i wniosek, wnioskodawca zobowiązany jest przesłać do właściwych urzędów samodzielnie, drogą elektroniczną.

Gdy spółka uzyska wpis w KRS, na zarządzie spółki przekształconej ciążył będzie obowiązek ogłoszenia o przekształceniu w "Monitorze Sądowym i Gospodarczym".

Z dniem przekształcenia wspólnicy spółki cywilnej, którzy chcieli pozostać w spółce, staną się wspólnikami spółki z o.o.

Wspólnicy - osoby fizyczne powinny wywiązać się z obowiązków wobec CEIDG. W myśl art. 30 ust. 1 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2010 r. nr 220, poz. 1447 ze zm.) przedsiębiorca jest obowiązany złożyć wniosek o:

1) zmianę wpisu - w terminie 7 dni od dnia zmiany danych, o których mowa w art. 25 ust. 1 i 5, powstałej po dniu dokonania wpisu do CEIDG;

2) wykreślenie wpisu - w terminie 7 dni od dnia trwałego zaprzestania wykonywania działalności gospodarczej.

Powyższą regulację stosuje się odpowiednio do wspólników spółki cywilnej w przypadku wpisania do rejestru przedsiębiorców spółki handlowej powstałej z przekształcenia spółki cywilnej, w zakresie działalności wpisanej do rejestru przedsiębiorców (art. 30 ust. 3 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej). Oznacza to, że wspólnik, który swoją działalność gospodarczą ograniczy tylko do funkcjonowania w ramach spółki przekształconej (tj. spółki z o.o.), powinien wnioskować o wykreślenie z CEIDG. W przeciwnym razie zobowiązany jest do zaktualizowania swoich danych. W szczególności do wykreślenia numerów NIP i REGON spółki cywilnej, która została przekształcona, o ile oczywiście wcześniej wywiązał się z obowiązku ujawnienia tych numerów w CEIDG.

Z kolei gdy wspólnikiem był podmiot wpisany do KRS, to ciąży na nim obowiązek złożenia wniosku o wykreślenie z rejestru wzmianki dotyczącej umowy spółki cywilnej.