Co z księgą udziałów w spółce z o.o.?

Prowadzenie księgi udziałów należy do obowiązków zarządu spółki z o.o. Księga służy osobom związanym ze spółką. Wadliwe wykonywanie obowiązków związanych z prowadzeniem księgi może oznaczać dla członków zarządu wszczęcie postępowania w sprawie nałożenia grzywny przez sąd rejestrowy.

Jeden ze wspólników zarzucił zarządowi, że nie prowadził księgi udziałów. Czy w odpowiedzi na taki zarzut można wskazać, że księga była prowadzona w postaci ewidencji elektronicznej?

Prowadzenie księgi udziałów jest ustawowym obowiązkiem zarządu spółki (art. 188 § 1 Kodeksu spółek handlowych). Księga z założenia ma umożliwiać udziałowcom i członkom organów spółki zapoznanie się z aktualnymi informacjami o osobach wspólników i przysługujących im udziałach. Z takiej funkcji księgi można wyprowadzić wniosek, że nie musi ona mieć postaci tradycyjnej (zeszyt, trwale połączone karty itp.), ale może mieć również formę zapisu elektronicznego, dokonanego w taki sposób, aby osoby zainteresowane mogły zapoznać się z jej treścią.

Uchybienie przez zarząd obowiązkom związanym z prowadzeniem księgi udziałów jest podstawą do pociągnięcia jego członków do odpowiedzialności. Członek zarządu, który dopuszcza do tego, że zarząd nie prowadzi księgi udziałów, zgodnie z przepisami art. 188 § 1 K.s.h., podlega grzywnie w wysokości do 20 tys. zł nakładanej przez sąd rejestrowy. Wynika to z art. 594 § 1 pkt 2 K.s.h. Przepis ten odpowiednio stosuje się również do likwidatorów spółki z o.o. (art. 594 § 3 K.s.h.).

Złożyłem do zarządu spółki z o.o. zawiadomienie o nabyciu kilkudziesięciu udziałów w spółce. Jak dotąd nie zostałem poinformowany przez zarząd o dokonaniu zmian w księdze udziałów. Czy w związku z tym będę mógł uczestniczyć w zbliżającym się nadzwyczajnym zgromadzeniu wspólników?

Regulacje dotyczące prowadzenia księgi udziałów w spółce z o.o., w odróżnieniu od regulacji dotyczących prowadzenia księgi akcyjnej w spółce akcyjnej, nie nakładają na zarząd obowiązku zawiadamiania zainteresowanych o planowanych lub dokonanych zmianach w księdze.

Wynika to m.in. z tego, że od wpisu do księgi danych nabywcy udziałów nie zależy skuteczność wstąpienia w prawa wspólnika. Wpis w księdze ma charakter deklaratoryjny. Oznacza to, że służy jedynie potwierdzeniu zaistniałego już wcześniej stanu rzeczy. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 26 lipca 2007 r., sygn. akt V CSK 130/07, podkreślił, że w przypadku spółek z o.o. wpis w księdze udziałów nie rozstrzyga, kto jest wspólnikiem. Wpis ma znaczenie deklaratywne i pełni funkcję porządkową.

Czytelnik bez obaw może więc uczestniczyć w zbliżającym się zgromadzeniu wspólników. W razie wątpliwości może wylegitymować się umową, na podstawie której nabył udziały.

Przed zgromadzeniem wspólników przejrzałem księgę udziałów. W trakcie zgromadzenia okazało się, że wpis w księdze był nieaktualny, bo jeden ze wspólników niedawno dokupił kilka udziałów. Moim zdaniem ta nieoczekiwana zmiana wpłynęła na wyniki głosowania. Czy z powodu wad w księdze mogę dochodzić jakichś roszczeń wobec członków zarządu?

Gdy z winy zarządu nie dokonano wpisu w księdze, to nie można wykluczyć pociągnięcia członków tego organu do odpowiedzialności odszkodowawczej za taki stan rzeczy. Wina zarządu będzie wyłączona jednak, gdy strony umowy sprzedaży udziałów wbrew obowiązkowi ustawowemu (art. 187 § 1 K.s.h.) nie poinformowały zarządu o przejściu udziałów.

Dochodzenie roszczeń odszkodowawczych wynikających z uchybienia zarządu obowiązkom polegającym na aktualizowaniu księgi może jednak napotykać poważne problemy. Powód, po pierwsze, powinien wykazać powstanie szkody w swoim majątku. Po drugie, powinien również wykazać adekwatny związek pomiędzy wadliwą informacją w księdze a powstaniem szkody. Błędne mniemanie o rozkładzie głosów na zgromadzeniu wspólników niekoniecznie musi owocować powstaniem szkody w majątku wspólnika. W niektórych sytuacjach pomiędzy takimi zdarzeniami związek może jednak wystąpić (np. przy podejmowaniu uchwały w sprawie nałożenia dopłat).

Każdy wspólnik ma prawo przeglądać księgę udziałów.

Jakie informacje należy zamieszczać w księdze udziałów? W którym momencie zarząd powinien dokonywać wpisów do księgi?

W księdze, zgodnie z art. 188 § 1 K.s.h., należy ujawnić podstawowe informacje o każdym udziałowcu i przysługującym mu udziale (udziałach). Jeżeli wspólnikiem jest osoba fizyczna, do księgi należy wpisywać jej imię i nazwisko oraz adres. Z kolei gdy udziałowcem jest inny podmiot, trzeba wpisać jego firmę lub nazwę oraz siedzibę. Niezależnie od tego, kto jest wspólnikiem, w księdze zawsze należy umieścić liczbę udziałów oraz ich wartość nominalną.

Kodeks nakazuje również ujawnić w księdze prawa przysługujące użytkownikom i zastawnikom. Dlatego gdy udział został obciążony zastawem lub użytkowaniem, to fakt ten również powinien zostać odnotowany. To samo dotyczy przypadku, gdy zastawnikowi lub użytkownikowi przysługuje prawo głosu.

Sposób wpisywania zmian w księdze uzależniony jest od przyjętego sposobu zapisywania w niej informacji. A tu istnieje spora dowolność. Można zarówno przyjąć zapis tabelaryczny, jak i zapis opisowy albo jeszcze inny.

Zmiany w księdze powinny być dokonywane po zaistnieniu zdarzeń, które stoją u podstawy takich zmian. W praktyce więc zarząd powinien zaktualizować księgę np. niezwłocznie po otrzymaniu zawiadomienia o zbyciu udziałów. Wyjątki od tej zasady dotyczą m.in. podwyższenia i obniżenia kapitału zakładowego czy też połączenia przez przejęcie, gdy spółka występuje w roli spółki przejmującej. W tych przypadkach wpis zmian do KRS ma charakter konstytutywny. Wówczas liczba udziałów poszczególnych wspólników lub ich łączna wartość ulegnie zmianie dopiero z chwilą dokonania wpisu w systemie elektronicznym KRS. Z tym momentem też najwcześniej powinna być dokonana zmiana w księdze udziałów.

Podstawa prawna

Ustawa z dnia 15.09.2000 r. - Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030 ze zm.)