Nazwa skrócona dla spółki z o.o.

Prowadzimy działalność w formie spółki z o.o. Nazwa spółki stwarza nam w praktyce problemy, gdyż jest za długa. Chcemy w obrocie posługiwać się skrótem nazwy. Czy konieczna jest zmiana umowy spółki?

Przepisy K.s.h. zezwalają na skracanie jedynie dodatku obowiązkowego wskazującego formę prawną, a nie całej nazwy określanej w przepisach jako firma spółki. Art. 160 § 2 K.s.h. stanowi, że dopuszczalne jest używanie w obrocie skrótu "spółka z o.o." lub "sp. z o.o.". Posługiwanie się tymi skrótami nie wymaga zmiany umowy spółki.

Skrócona firma (nazwa) spółki handlowej nie podlega ujawnieniu w KRS.

Podstawowe regulacje prawa firmowego zawarte są w Kodeksie cywilnym. Art. 43⁵ § 4 K.c. (Dz. U. z 2017 r. poz. 459 ze zm.) stanowi, że przedsiębiorca może posługiwać się skrótem firmy. Przepis art. 43² § 2 K.c. stosuje się odpowiednio. Zgodnie z nim firmę ujawnia się we właściwym rejestrze, chyba że przepisy odrębne stanowią inaczej. Jednakże w rejestrze przedsiębiorców KRS wpisuje się jedynie pełną firmę, pod którą działa spółka. Nie ma natomiast pola, w którym byłaby możliwość ujawnienia nazwy skróconej. Brak spójności przepisów K.s.h. i K.c., co do możliwości posługiwania się skrótem całej nazwy oraz niemożność ujawnienia skrótu nazwy w KRS, powoduje, że posługiwanie się skrótem firmy dotyczącym jej korpusu, a nie dodatkowego oznaczenia wskazującego formę prawną, rodzi wątpliwości. Część komentatorów K.s.h. dopuszczając taką ewentualność twierdzi, że skrót firmy (korpus i dodatki obligatoryjne) powinien wiązać się z pełnym brzmieniem firmy tak, aby zrealizowana była zasada jej jedności i prawdziwości. Wyrażany jest też pogląd, że skoro przepisy dotyczące KRS nie przewidują rubryki dla wpisania skrótu firmy, to jedynym rozwiązaniem problemu jest tu konieczność określenia skrótu firmy w umowie spółki, która podlega złożeniu do akt rejestrowych. Trudno jednoznacznie przewidzieć, czy sąd rejestrowy przyjmie taką umowę.

Zgodnie z drugim poglądem zamierzała postąpić spółka, która w obrocie chciała posługiwać się skrótem zarówno korpusu, jako i oznaczenia formy prawnej. Pełna firma tej spółki brzmiała "Przedsiębiorstwo Budowlane i Usług Technicznych... Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością". Spółka chciała w obrocie gospodarczym, na fakturach, dokumentach księgowych, w składanych oświadczeniach używać firmy skróconej: "PBIUT... Sp. z o.o.". Planowała wprowadzić zmiany do umowy spółki, poinformować o nich KRS, a także zgłosić skrót firmy "PBIUT... Sp. z o.o." do właściwego urzędu skarbowego na formularzu VAT-R. Dyrektor KIS w interpretacji indywidualnej z dnia 5 maja 2017 r., nr 0111-KDIB3-2.4012.18.2017.1.MN uznał, że w sytuacji, gdy nazwa skrócona została wykazana w zgłoszeniu rejestracyjnym dla celów podatku VAT i jest znana organowi podatkowemu, to posługiwanie się nazwą skróconą firmy na fakturach wystawianych przez spółkę jest prawidłowe niezależnie od tego, czy nazwa skrócona została wskazana w KRS.