Przekształcenie spółki cywilnej w z o.o. i obowiązki wobec CRBR

Jestem księgową spółki cywilnej. Jej wspólnicy planują przekształcenie w spółkę z o.o.

1) Czy w procedurze przekształcenia konieczny jest udział biegłego rewidenta?

NIE. Spółka cywilna może być przekształcona w spółkę z o.o. Przepisy K.s.h. przewidują szybką ścieżkę transformacji spółki cywilnej w jawną i bardziej wymagającą procedurę w razie przekształcenia jej w spółkę handlową inną niż jawna, a zatem m.in. w spółkę z o.o. (art. 26 § 4-6 i art. 551 § 2 K.s.h. - Dz. U. z 2019 r. poz. 505 ze zm.). Stosuje się wówczas odpowiednio przepisy dotyczące przekształcenia spółki jawnej, z tym że skutki przekształcenia reguluje art. 26 § 5 K.s.h. Przy tym procedura przekształcenia spółki jawnej w spółkę z o.o. uległa znacznemu odformalizowaniu od 1 marca 2020 r. Od tej daty w jej ramach nie trzeba korzystać już z usług biegłego rewidenta wyznaczanego przez sąd rejestrowy. W przypadku spółki, w której wszyscy wspólnicy prowadzą sprawy spółki obowiązują także dotychczasowe ułatwienia w transformacji wynikające z art. 572 K.s.h. w zw. z art. 551 § 2 K.s.h. (patrz ramka). Dzięki temu w uproszczonej procedurze przekształcenia spółki cywilnej w spółkę z o.o. od 1 marca 2020 r. w ramach jej etapu przygotowawczego konieczne jest jedynie przygotowanie dokumentów wymienionych w art. 558 § 2 pkt 1, 2 i 4 K.s.h., tj.:

projektu uchwały w sprawie przekształcenia spółki,
projektu umowy spółki z o.o.,
sprawozdania finansowego dla celów przekształcenia, przy zastosowaniu takich samych metod i w takim samym układzie, jak ostatnie roczne sprawozdanie finansowe.

W doktrynie wskazywane jest, że w razie gdy procedura odbywa się z zastosowaniem uproszczeń stosownie do treści art. 572 K.s.h. i nie jest sporządzany plan przekształcenia, sprawozdanie finansowe może być sporządzone na dowolny dzień. Nie występuje wówczas określony dzień w miesiącu poprzedzającym przedłożenie wspólnikom planu przekształcenia (art. 558 § 2 pkt 4 w zw. z art. 558 § 1 pkt 1 K.s.h.).

Obecnie wystarczy przygotować wymagane dokumenty i można już podejmować uchwałę o przekształceniu. Wymaga ona jednomyślności wspólników i musi zostać zaprotokołowana przez notariusza (art. 562 § 2 i art. 571 K.s.h.). Aktualnie podjęcie tej uchwały zastępuje zawarcie umowy spółki z o.o. oraz powołanie organów spółki przekształconej (art. 563 § 2 K.s.h., w brzmieniu od 1 marca 2020 r.).

Poza tym od 1 marca 2020 r. wspólnicy nie muszą składać oświadczeń o uczestnictwie w spółce przekształconej stosownie do treści art. 564-566 K.s.h. Regulacje te zostały uchylone z dniem 1 marca 2020 r. Obecnie wspólnicy przekształcanej spółki staną się z dniem przekształcenia wspólnikami spółki przekształconej. Zasada ta jest uregulowana w art. 553 § 3 K.s.h. Wyjątek od tej reguły ustanawia art. 576¹ K.s.h. Dotyczy on jedynie transformacji spółki kapitałowej w osobową.

Po podjęciu uchwały przekształcenie należy zgłosić do KRS. Z chwilą wpisu do rejestru przedsiębiorców KRS spółka cywilna stanie się spółką z o.o. Spółce tej będą przysługiwać wszystkie prawa i obowiązki stanowiące majątek wspólny wspólników (art. 553 § 2 i 3 K.s.h., art. 26 § 5 zd. ostatnie oraz art. 551 § 3 K.s.h.). Gdy spółka uzyska wpis w KRS, należy zrealizować obowiązek ogłoszenia o przekształceniu w MSiG (art. 570 K.s.h.).

NIP oraz REGON spółki cywilnej przejdzie na spółkę handlową.

2) Czy wspólnicy - osoby fizyczne zostaną wykreśleni z CEIDG automatycznie z chwilą wpisu spółki z o.o. do KRS?

NIE. Wpis przekształcenia do KRS nie będzie jednoznaczny z automatycznym wykreśleniem danych wspólników będących osobami fizycznymi z CEIDG. Jeśli wspólnik prowadzi działalność wyłącznie w ramach spółki cywilnej, powinien złożyć wniosek o wykreślenie swoich danych z CEIDG. Jeśli indywidualną działalność prowadzi również poza spółką, powinien złożyć wniosek o zmianę wpisu (wykreślenie danych o spółce i ewentualne zawężenie przedmiotu działalności).

3) Czy spółka z o.o. powstała z przekształcenia spółki cywilnej będzie musiała realizować obowiązki wobec CRBR? Jeżeli tak, to w jakim terminie?

Spółka z o.o. powstała w procedurze przekształcenia spółki cywilnej będzie musiała wywiązać się z obowiązków wobec CRBR. Obowiązek taki ma każda spółka wymieniona w art. 58 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu (Dz. U. z 2020 r. poz. 971 ze zm.), zwanej dalej ustawą. Ustawa nie przewiduje wyjątków dla spółek powstałych z przekształcenia. W regulacji tej nie są natomiast ujęte spółki cywilne, a zatem do czasu wpisu przekształcenia do KRS spółka cywilna nie ma obowiązków wobec CRBR.

Spółka z o.o. będzie musiała zgłosić wymagane dane do CRBR nie później niż w terminie 7 dni od dnia jej wpisu do KRS. Do biegu tego terminu nie wlicza się sobót i dni ustawowo wolnych od pracy, a także okresów awarii lub zakłóceń funkcjonowania systemu teleinformatycznego obsługującego rejestr na zasadach wskazanych w art. 60 ust. 3 ustawy. Chodzi tu tylko o te awarie/zakłócenia, o których wystąpieniu i usunięciu MF poinformuje na swoich stronach BIP. Ministerstwo Finansów skorzystało z tej opcji w czasie, gdy upływał termin na dokonanie pierwszego zgłoszenia przez spółki, które były wpisane do KRS przed 13 października 2019 r. Zakłócenia w funkcjonowaniu rejestru wystąpiły między 13 a 16 lipca 2020 r. Dlatego też termin, który miał upłynąć w dniu 13 lipca 2020 r., uległ przesunięciu i upłynął w dniu 17 lipca 2020 r.

Uproszczenia w przekształceniu spółki cywilnej a udział biegłego rewidenta w badaniu

W przypadku spółki cywilnej, w której wszyscy wspólnicy prowadzą sprawy spółki, nie stosuje się przepisów art. 557-561 K.s.h. Podstawę takiego wyłączenia stanowi art. 572 K.s.h. dotyczący transformacji spółki jawnej. Ma on odpowiednie zastosowanie w razie przekształcenia spółki cywilnej na podstawie art. 551 § 2 K.s.h. Trzeba w tym miejscu wyjaśnić, że w treści art. 572 K.s.h. znajduje się stwierdzenie dotyczące tego, że wspomniane wyłączenie nie dotyczy obowiązku przygotowania dokumentów, o których mowa w art. 558 § 2 K.s.h., oraz poddania wyceny aktywów i pasywów spółki badaniu biegłego rewidenta. Co do ostatniego obowiązku wskazać należy, że kwestie te reguluje art. 558 § 2 pkt 3 i art. 559 K.s.h. Przepisy te mają nowe brzmienie od 1 marca 2020 r. Zgodnie z nim sporządzenie wyceny aktywów i pasywów spółki oraz obowiązkowe badanie planu przekształcenia (tu: wyceny) przez biegłego rewidenta dotyczy jedynie sytuacji, gdy dochodzi do przekształcenia spółki w spółkę akcyjną.